NIT. 900851529-1
REGISTRO MERCANTIL Y MATRICULA No. 02558756 DEL 31 DE MARZO DE 2015 DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ
Todos los ciudadanos tenemos derecho (Artículo 15 de la Constitución Política) a conservar su intimidad personal y familiar, a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se almacene o se recopile en las bases de datos administradas por empresas privadas o entidades públicas. Este derecho está contemplado en la Ley 1581 de 2012, conocida como el Régimen General de Protección de Datos Personales, en el que, además, se señalan los principios y obligaciones que tienen todos aquellos que realicen el tratamiento de datos personales para garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data.
Es así que artículo 17 de la Ley Estatuaria 1581 de 2012 "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, consagró la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data y estableció dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para éste derecho, de manera que por lo que incorporó los lineamientos necesarios para que los organismos públicos y privados identifiquen los roles y la topología de datos que son objeto de protección constitucional, así mismo, dispuso las condiciones en las cuales se deben recolectar los datos personales que posteriormente serán vinculados con la administración de una base de datos.
En virtud de lo anterior TAV CONSULTORES SAS, persona jurídica legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, mediante documento privado sin número de fecha 30 de marzo de 2015, inscrita bajo el número 01926407 del libro IX de la Cámara de Comercio de Bogotá, D.C., de fecha 31 de marzo de 2015, con domicilio comercial en Bogotá, D.C., identificada con NIT. No. 900.851.529-1, representada legalmente por MARISOL SUAREZ SIERRA, mayor de edad y vecina de esta ciudad, identificada con la cédula de ciudadanía No. 63.451.331 expedida en Florida Blanca (Santander), quien, en uso de sus facultades, decide expedir la Política de Tratamiento de datos personal, atendiendo lo siguiente:
OBJETO. La presente Política tiene por objeto brindar una adecuada gestión por parte de TAV CONSULTORES SAS en la confidencialidad, protección, privacidad, intimidad y de seguridad en la protección de los datos personales en su relación con la empresa, para lo cual ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado, fraudulento o robo de los mismos almacenados en las bases de datos, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario 1074 de 2015, o las normas que los modifiquen, deroguen o subroguen.
ALCANCE. Esta Política aplica a toda la información personal obtenida, transferida y registrada en las diferentes bases de datos y/o archivos de TAV CONSULTORES SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para el personal de colaboradores de la empresa.
ÁMBITO DE APLICACIÓN. Se presenta la política y procedimientos que se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que son almacenados en las bases de datos y/o archivos de TAV CONSULTORES SAS suministrados por los trabajadores, colaboradores y terceros que en algún momento y por razones de la actividad comercial que desarrolla la empresa a través de los diferentes canales de atención y servicios, han tenido relación en determinado momento.
TAV CONSULTORES SAS en relación con el tratamiento de los datos personales da por entendido que los mismos son de propiedad de los titulares, y sólo hará uso de aquellos para la finalidad manifiesta al titular.
OBJETIVO GENERAL DE LA POLÍTICA. El objetivo general de la presente Política es establecer los lineamientos para garantizar el adecuado cumplimiento en lo establecido en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario 1074 de 2015, y aquellas normas en materia de protección de datos personales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA POLÍTICA. Los Objetivos específicos de la presente política son:
a) Dar a conocer el tratamiento de los datos personales que gestiona TAV CONSULTES SAS en ejecución de sus actividades comerciales y como usuaria de la información que requiere de los trabajadores, colaboradores y terceros.
b) Establecer los lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales administrados en cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia.
c) Establecer el tratamiento al cual son sometidos los datos personales y su finalidad.
d) Definir los procedimientos generales para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización de tratamiento de datos personales.
e) Establecer los criterios que permitan ponderar la publicidad de la información de carácter personal en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y al mismo tiempo respetar los derechos fundamentales a la intimidad, Habeas data y Protección de datos de los ciudadanos.
DEFINICIONES. De acuerdo con los conceptos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se definen los siguientes conceptos, los cuales serán desarrollados y se aplicarán guardando los lineamientos:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
K) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m) Acuerdos de confidencialidad. Son documentos en los que los trabajadores, colaboradores y/o terceros manifiestan su voluntad de mantener la confidencialidad de la información de TAV CONSULTORES SAS, comprometiéndose a no divulgar, usar o explotar la información confidencial a la que tengan acceso en virtud de la labor que desarrollan.
n) Acuerdos de intercambio de información. Son documentos constituidos entre TAV CONSULTORES SAS y entidades y/o empresas externas de origen nacional o extranjero en donde se concretan las condiciones del intercambio de información, los compromisos de los terceros de mantener la confidencialidad y la integridad de la información a la que tengan acceso, las vigencias y las limitaciones a dichos acuerdos.
ñ) Respaldo. Copia de seguridad o back up de información, realizada con el fin de utilizarse para restaurar la original después de una eventual pérdida de datos.
o) Sistema de Información. Es un conjunto organizado de datos, operaciones y transacciones que interactúan para el almacenamiento y procesamiento de la información que, a su vez, requiere la interacción de uno o más activos de información para efectuar sus tareas. Un sistema de información es todo componente de software ya sea de origen interno o de origen externo, ya sea adquirido como un producto estándar de mercado o desarrollado para las necesidades de TAV CONSULTORES SAS.
Adicionalmente la Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:
p) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
q) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
r) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. TAV CONSULTORES SAS actuará como responsable del tratamiento de los datos personales y hará uso de los mismos para el cumplimiento de su actividad comercial y compromisos adquiridos con terceros, acatando siempre la presente política y la normatividad vigente, por lo que a continuación se presentan los datos de identificación responsable del tratamiento:
Nombre: TAV CONSULTORES SAS.
NIT: 900851529-1.
Domicilio Principal: Carrera 45 # 56 - 51, Oficina 305 Bogotá, Colombia.
sitio web: https://www.tavconsultores.com
Correo electrónico: info@tavconsultores.com.co
Teléfono: 314-4718966.
Horario de Atención administrativa: de lunes a viernes de 08:00 am a 12:00 pm y de 02:00 pm a 05:00 pm.
Parágrafo: la presente política de tratamiento de datos personales será difundida a través de los medios de comunicación internos y externos.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. TAV CONSULTORES SAS como responsable del tratamiento, debe cumplir con los siguientes deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
ñ) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.
PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los derechos establecidos en el artículo 9° del presente documento, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que TAV CONSULTORES SAS ponga a su disposición.
b) Por su causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
DERECHOS DE LOS TITULARES. Los titulares de los datos personales, cuentan con los siguientes derechos de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, siempre y cuando acredite la necesidad de los mismos.
g) Abstenerse de diligenciar cualquier instrumento de recolección de datos personales que no cumplan con el marco legal que versa sobre datos personales.
TRATAMIENTO AL CUAL SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO. TAV CONSULTORES como responsable del tratamiento de los datos personales que se encuentran almacenados en las bases de datos y/o archivos que gestiona, le estará permitido realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, administración, protección y brindar la seguridad de los mismos, con el fin de que pueda realizar su actividad comercial y los compromisos adquiridos con terceros.
DE LA TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE DATOS PERSONALES CON TERCEROS. TAV CONSULTORES SAS, exclusivamente para el desarrollo de actividad comercial, podrá transmitir los datos personales bajo su custodia a quienes suscriban un contrato o acuerdo de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2. “Contrato de transmisión de datos personales” del Decreto 1074 de 2015.
DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE GESTIONAR LAS SOLICITUDES. TAV CONSULTORES SAS, es la responsable de liderar la recepción, radicación, reparto y atención de las diferentes peticiones, consultas, quejas, reclamos y sugerencias que puedan presentarse a través de los diferentes canales de comunicación por el tratamiento y protección de datos personales.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DATOS PERSONALES. TAV CONSULTORES SAS, dispone de los siguientes canales en donde los titulares, sus causahabientes, o apoderado debidamente acreditado, pueden interponer las peticiones para consultar su información personal, en los horarios de 08:00 horas a 12:00 horas y de 02:00 pm a 06:00 pm.
a) Medios habilitados
• Líneas de atención: 314-4718966.
• Página web https://www.tavconsultores.com.co
• Correo electrónico info@tavconsultores.com.co
b) Atención y respuestas a peticiones y consultas:
El titular, sus causahabientes, o apoderado debidamente acreditado, podrán realizar solicitudes de consulta de información personal del titular respecto a:
• Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento por parte TAV CONSULTORES SAS.
En cumplimiento a lo consagrado en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, TAV CONSULTORES SAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de derecho de los titulares de los datos personales y habeas data, así:
Para la radicación y atención de peticiones de consultas de información personal del titular; éste, sus causahabientes o apoderado debidamente acreditados, debe suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta.
• Motivos o hechos que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, TAV CONSULTORES SAS informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular, sus causahabientes, o apoderado debidamente acreditado, podrá solicitar a TAV CONSULTORES SAS mediante una solicitud, queja o un reclamo a través de los canales de comunicación virtual, presencial o telefónico ya indicados, lo siguiente:
• La actualización, rectificación, corrección o supresión de su información personal.
• La realización de la corrección sobre el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
El procedimiento será el establecido en el Artículo 15 de la Le 1581 de 2012, que establece:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TAV CONSULTORES SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que TAV CONSULTORES SAS no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TAV CONSULTORES SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONSIDERACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Los datos personales de los menores de 18 años, salvo aquellos que por naturaleza son públicos en los términos de la Ley 1581 de 2012, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.
INSTRUMENTOS DE LA POLÍTICA. TAV CONSULTORES SAS cuenta con acuerdos de confidencialidad.
VIGENCIA. La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir 24 de abril del 2017. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal, contractual o comercial de conservar su información, sus datos serán eliminados de las bases de datos y/o archivos de TAV CONSULTORES SAS.